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¿Por qué y cuándo mantener reuniones semanales con el equipo?

Uno de los pilares del Capitalismo Consciente es la integración de los grupos de interés y para llevarlo a cabo es necesario fomentar, entre otras medidas, la participación e implicación de la plantilla. Para ello, las reuniones semanales con los equipos se configuran con una potente herramienta con la que facilitar el compromiso y la motivación de los trabajadores, al mismo tiempo que permiten a la compañía recibir el feedback de los empleados y enriquecer la estrategia empresarial con sus aportaciones.

¿Por qué y cuándo mantener reuniones semanales con el equipo?

¿Por qué y para qué organizar reuniones semanales?

Entre los beneficios que aportan estas reuniones periódicas de los grupos de trabajo se encuentran:

  • Permiten a los cargos superiores conocer el estado de consecución de los objetivos.
  • Facilitan la mejora de los proyectos al obtener las valoraciones de los empleados.
  • Ayudan a los equipos a desarrollar mejor sus tareas, al obtener datos y directrices sobre el trabajo que deben realizar.
  • Posibilitan la anticipación a los problemas, al recibir información sobre las debilidades y fortalezas que están percibiendo los trabajadores, permitiendo el ajuste de la estrategia a las circunstancias.
  • Favorecen la motivación de la plantilla, al hacer partícipes a los colaboradores en la toma de decisiones, lo que genera un aumento de la productividad.
  • Contribuyen a definir los roles y perfiles que desempeña cada empleado en el grupo.
  • Potencian la cohesión de los miembros del grupo, impulsando el trabajo colaborativo.

¿Cómo deben desarrollarse las reuniones semanales o periódicas?

Ahora bien, para conseguir tales beneficios para la empresa, las reuniones semanales o periódicas no deben limitarse a una comunicación unidireccional, donde el líder dé las instrucciones sobre lo que hay que hacer.

En las empresas conscientes, estos encuentros deben ir dirigidos a la integración de los empleados, lo que requiere de un flujo de información bidireccional, donde los trabajadores sean escuchados y tenidos en cuenta. De otro modo, lo único que se logrará es que los participantes sientan que están perdiendo su valioso tiempo.

Para ellos es necesario planificar los meetings previamente, analizando los siguientes aspectos:

  • ¿Es realmente conveniente celebrar la reunión? Si bien es cierto que los encuentros deben ser periódicos, esto no significa que tengan que celebrarse todos los lunes a primera hora. Antes de obligar a los trabajadores a dejar sus tareas para asistir a la reunión, debemos analizar si es necesaria.
  • ¿Cuáles son los objetivos que se persiguen con el encuentro? Para que los resultados sean óptimos, es vital concretar el fin de la reunión y el orden del día del encuentro. De este modo evitaremos dedicar horas de conversación que no terminan con una solución o acción concreta.
  • ¿Quiénes deben participar? No todas las reuniones deben contar con los mismos asistentes; dependerá de si están relacionados con el objeto del encuentro, pues de otro modo los trabajadores que asistan sin tener vinculación se sentirán decepcionados.
  • ¿Hemos avisado a la plantilla con suficiente antelación? Invitar a participar a un trabajador a una reunión sin darle margen para que prepare su aportación es igual a no dejarlo hablar durante el encuentro.

Además, también es conveniente elaborar un acta con los compromisos al final de la reunión pues, esto permitirá a los participantes conocer cuáles son las acciones o medidas a las que ha prestado su conformidad y cumplirlas de forma impecable, lo que genera, como explica Fredy Kofman en La empresa consciente, la creación de relaciones coordinadas y basadas en la confianza.

¿Cuándo celebrar una reunión de empresa?

Otro de los factores a tener en cuenta en la organización de encuentros es fijar la fecha y hora de los mismos. No existe una regla universal que estipule que las reuniones semanales o a primera hora del lunes sea más efectiva que el viernes justo antes del cierre de la jornada laboral.

Será cada compañía la que deba estudiar y concretar cuál es el mejor momento para establecer estas reuniones. Quizá para una organización, la mañana del lunes es el peor momento para congregar al equipo, pues es el día de la semana que, por temas de producción, mayor carga de trabajo tienen los empleados.

Si bien los estudios en la materia, como el elaborado por  WhenIsGood, señalan los martes, en torno a la mitad de la jornada, como el mejor momento para celebrar un encuentro, los resultados proceden de una valoración general, así que no tienen por qué funcionar en todas las compañías.

Entonces, ¿cuándo organizar la reunión? Cuando tengamos algo que decir, algo que escuchar y contemos con la disponibilidad de todos los integrantes.

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