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La bandeja de entrada puede minar tu cultura corporativa

La bandeja de entrada nos recibe cada día al llegar al trabajo. Allí espera cargada de noticias, pedidos, confirmaciones y a la espera de respuestas y compromisos. En cada correo electrónico, emisor y receptor intercambian información de valor de manera rápida y cómoda. Sin embargo, este medio de comunicación puede resultar peligroso para la cultura corporativa, tiene el potencial de debilitarla. ¿Sabes dónde están los riesgos?

bandeja de entrada

Créditos fotográficos: Devonyu

 

¿Es así como quieres tu bandeja de entrada?

Las nuevas tecnologías nos dan la sensación de poder. Inmediatez, alcance y personalización. Todo en uno. Las soluciones de escritorio tienen tantas posibilidades de configuración como el usuario pueda imaginar y permiten que la bandeja de entrada, ese rincón virtual donde tanto tiempo se pasa cada día, se convierta en una herramienta adecuada a cada individuo, que puede transformar y manejar a su medida, siempre que quiera.

Sin embargo, el contenido de esa bandeja de entrada no es tan sencillo de cambiar. Los emails colman el espacio en disco duro, en la nube y en la mente del receptor quien, en pocos minutos, se ve obligado a tomar decisiones rápidas, a veces sólo leyendo el título reflejado en el asunto para, con diligencia:

– Almacenar en una carpeta específica.

– Eliminar. Borrar sin leer.

– Clasificar como “Spam”.

– Abrir y devorar el contenido. “Parece que se trata de algo urgente”.

Este sistema implica algunos riesgos. Son los peligros para el mantenimiento de una cultura de empresa sana que se encuentran en el lado del receptor y tienen que ver con:

– Interpretación errónea del motivo de la comunicación.

– Dificultades para comprender el mensaje que contiene el email.

– Imposibilidad de leer entre líneas (algo que, erróneamente, el emisor esperaba que se hiciera).

El resultado es la confusión, los malos entendidos y el enrarecimiento del clima de trabajo. Este deterioro va haciendo mella en la confianza y tienen una influencia significativa en la manera en que la otra parte de la comunicación valora el compromiso por parte del receptor. Y todo empieza en algo aparentemente tan inofensivo como la bandeja de entrada.

Por su parte, el emisor tiene en su mano el poder de evitar o no ese click que envía el correo electrónico y pone en marcha la maquinaria. Quien manda un email tiene una responsabilidad que, demasiado a menudo, se toma a la ligera. La consciencia puede ayudarle a valorar si:

– Es preferible el email o resolver el asunto en persona o con una llamada de teléfono.

– El cuerpo del correo electrónico contiene toda la información necesaria para que el receptor pueda elaborar su respuesta.

– El texto del email se ha redactado de forma clara, asertiva y con respeto. No existen faltas de ortografía ni gramática.

– La selección del destinatario de esa comunicación no ha sido en absoluto arbitraria. Si el receptor es uno, esa persona debe conocer de esta forma el mensaje. Lo mismo si son cuatro, igual si son diez.

Muchas veces las explicaciones no son suficientes. Otras, no se respeta al receptor al dar por supuesto que va a consultar su bandeja de entrada a tiempo, que va a priorizar la lectura del email enviado y que, además, tiene el plazo suficiente para responder como es deseado. En cualquier caso, son aspectos a tener en cuenta, fallos a evitar, si se quiere fomentar una cultura de confianza y compromiso. No es tarde para empezar a ser más conscientes del uso que se le da a una herramienta con tanto potencial como el correo electrónico.

 

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