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Comunicado interno: elige el tono adecuado para tu empresa

Capitalismo Consciente
Tiempo de lectura: 3 minutos

Un comunicado interno puede emitirse por muchos motivos y objetivos diferentes. Todos han de ser tenidos en cuenta a la hora de sentarse a redactar las líneas de ese mensaje que ha de llegar a toda o una parte de la organización. Sin embargo, existe otro factor que puede resultar igual de determinante en la reacción que provoquemos en los receptores de esa comunicación: el tono.

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¿Qué es el tono de comunicación?

El tono de voz en la comunicación es la forma en que una persona le habla a alguien, pero, en un comunicado interno de empresa, esas palabras no son pronunciadas sino escritas. En vez de la forma en que se usa la voz para transmitir un punto de vista o una noticia, hay que plantearse las palabras que se elegirán para redactar la misiva.

Las palabras son una forma de expresarnos y describir nuestras experiencias, y están llenas de emoción. Las emociones se unen a las palabras a través de nuestras experiencias y, con el tiempo y la repetición, algunas palabras pueden tener un efecto muy profundo.

En la comunicación empresarial, la creación de un tono positivo que transmita el mensaje con un lenguaje amable y sincero generalmente resulta en una respuesta más favorable del lector.

comunicado interno

¿Cómo elegir el tono adecuado para un comunicado interno?

Antes de comenzar a redactar cualquier comunicado interno, convine plantearse las siguientes preguntas:

  • ¿Cuál es el propósito de este documento? ¿El objetivo es informar, involucrar o llamar a la acción?
  • ¿Quiénes componen la audiencia? ¿Va dirigido a un individuo, un grupo o a toda la empresa? ¿Se trata de la alta dirección o estudiantes en prácticas?
  • ¿Cómo se distribuirá? ¿El comunicado interno se publicará en la intranet de la empresa, a modo de actualización en las redes corporativas o se enviará vía email a los destinatarios?

Teniendo todo esto en cuenta, se puede considerar el tono más apropiado, prestando especial atención a cómo se desea que los receptores reciban este mensaje. El mismo comunicado puede ser completamente transformado por sutiles diferencias de tono, impulsadas por la actitud del escritor.

Las palabras que se escojan marcarán la forma en que se reciba la noticia por parte de los destinatarios. El tono del comunicado interno, como muestran estos ejemplos, puede tener diferentes matices:

  • “Es imperativo que lea y acepte las condiciones, adjuntando el documento con su firma en el plazo de 48 horas. Cualquier retraso supondrá costes extras”.
  • “Se recomienda la lectura del documento adjunto antes de proceder a la firma para la aceptación de las condiciones. Saludos»
  • Informal y cercano. “Hola Javier, te envío el pliego de condiciones que comentamos adjunto a este email. Recuerda que la fecha límite es bastante ajustada. Te pedimos que, si es posible, lo leas y firmes en cuanto puedas. Por favor, coméntame si necesitas que te amplíe la información. Un abrazo”.

Pese a que el trasfondo es el mismo y el objetivo idéntico, cada comunicado interno se percibe de una manera completamente distinta. ¿Cuál preferirías recibir? ¿Cuál encaja mejor con la cultura de tu organización?

Ten en cuenta que, si tu empresa intenta avanzar hacia niveles más elevados de colaboración, las comunicaciones internas necesitan encontrar la forma de generar un mayor compromiso y respuesta. Optar por un enfoque menos formal, utilizar un lenguaje con el que la audiencia esté familiarizado y buscar la transparencia y cercanía son prácticas que pueden romper muchas barreras e iniciar conversaciones bidireccionales que se traducirán en mayor valor para la organización y las personas que forman parte de ella.

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Créditos fotográficos: fizkes

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