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¿Por qué y cuándo mantener reuniones semanales con el equipo?

Capitalismo Consciente
Tiempo de lectura: 12 minutos

Uno de los pilares del Capitalismo Consciente es la integración de los grupos de interés y para llevarlo a cabo es necesario fomentar, entre otras medidas, la participación e implicación de la plantilla. Para ello, las reuniones semanales con los equipos se configuran con una potente herramienta con la que facilitar el compromiso y la motivación de los trabajadores, al mismo tiempo que permiten a la compañía recibir el feedback de los empleados y enriquecer la estrategia empresarial con sus aportaciones.

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¿Por qué y para qué organizar reuniones semanales?

Entre los beneficios que aportan estas reuniones periódicas de los grupos de trabajo se encuentran:

  • Permiten a los cargos superiores conocer el estado de consecución de los objetivos.
  • Facilitan la mejora de los proyectos al obtener las valoraciones de los empleados.
  • Ayudan a los equipos a desarrollar mejor sus tareas, al obtener datos y directrices sobre el trabajo que deben realizar.
  • Posibilitan la anticipación a los problemas, al recibir información sobre las debilidades y fortalezas que están percibiendo los trabajadores, permitiendo el ajuste de la estrategia a las circunstancias.
  • Favorecen la motivación de la plantilla, al hacer partícipes a los colaboradores en la toma de decisiones, lo que genera un aumento de la productividad.
  • Contribuyen a definir los roles y perfiles que desempeña cada empleado en el grupo.
  • Potencian la cohesión de los miembros del grupo, impulsando el trabajo colaborativo.

¿Por qué y cuándo mantener reuniones semanales con el equipo?

¿Con qué frecuencia debe reunirse un equipo?

¿Tu equipo hace el trabajo o lo planifica y supervisa? ¿Es más importante discutir los detalles o generar confianza? Si se pierden una o dos reuniones, ¿es posible para la persona ausente recuperar lo compartido en ese lapso?

No hay una respuesta correcta para todos, pero sí existen algunas pautas y recomendaciones que pueden ser útiles, como:

  • La mayoría de los equipos funcionan mejor cuando establecen una programación de frecuencia de reunión efectiva.
  • Dejar demasiado espacio entre reuniones o juntarlas excesivamente resulta contraproducente.
  • Los equipos deben reunirse regularmente, pero lo que es más importante, deben organizar la reunión correcta.
  • Los equipos que trabajan activamente para producir algo deben reunirse con frecuencia; las reuniones diarias o semanales a menudo funcionan mejor. Los equipos que trabajan en el lado comercial no necesitan reunirse con tanta frecuencia; mensual o trimestral es adecuada.

Algunos marcos estratégicos se han aventurado a ofrecer recomendaciones acerca d la frecuencia más apropiada para las reuniones. Sus conclusiones dejan conocer que puede resultar buena idea:

  1. Un encuentro breve diario para compartir horarios y actividades.
  2. Una reunión táctica semanal para revisar las actividades semanales, resolver obstáculos y problemas.
  3. Una reunión estratégica mensual para abordar problemas críticos que afectan el éxito a largo plazo.
  4. Una reunión externa trimestral para revisar la estrategia, el panorama competitivo, las tendencias de la industria, el personal clave y el desarrollo del equipo.

Hay organizaciones que prefieren evitar la interrupción de la semana laboral que producen estos encuentros que, no obstante, son necesarios. La solución que adoptan es usar bloques de tiempo para mantener la productividad de las reuniones y minimizar su impacto negativo.

Siguiendo esta propuesta, todas las reuniones semanales, para todos los departamentos y proyectos, se llevarían a cabo el mismo día. Esto significa que las personas asisten a varias reuniones durante la jornada dedicada a ello.

Un día a la semana se fija como día de reunión.

También hay quienes optan por el modelo opuesto, designando un día a la semana como día «sin reuniones», que permite a todos planear pasar el día completo concentrados en completar su trabajo.

¿Cómo deben desarrollarse las reuniones semanales o periódicas?

Ahora bien, para conseguir tales beneficios para la empresa, las reuniones semanales o periódicas no deben limitarse a una comunicación unidireccional, donde el líder dé las instrucciones sobre lo que hay que hacer.

En las empresas conscientes, estos encuentros deben ir dirigidos a la integración de los empleados, lo que requiere de un flujo de información bidireccional, donde los trabajadores sean escuchados y tenidos en cuenta. De otro modo, lo único que se logrará es que los participantes sientan que están perdiendo su valioso tiempo.

Para ellos es necesario planificar los meetings previamente, analizando los siguientes aspectos:

  • ¿Es realmente conveniente celebrar la reunión? Si bien es cierto que los encuentros deben ser periódicos, esto no significa que tengan que celebrarse todos los lunes a primera hora. Antes de obligar a los trabajadores a dejar sus tareas para asistir a la reunión, debemos analizar si es necesaria.
  • ¿Cuáles son los objetivos que se persiguen con el encuentro? Para que los resultados sean óptimos, es vital concretar el fin de la reunión y el orden del día del encuentro. De este modo evitaremos dedicar horas de conversación que no terminan con una solución o acción concreta.
  • ¿Quiénes deben participar? No todas las reuniones deben contar con los mismos asistentes; dependerá de si están relacionados con el objeto del encuentro, pues de otro modo los trabajadores que asistan sin tener vinculación se sentirán decepcionados.
  • ¿Hemos avisado a la plantilla con suficiente antelación? Invitar a participar a un trabajador a una reunión sin darle margen para que prepare su aportación es igual a no dejarlo hablar durante el encuentro.

Además, también es conveniente elaborar un acta con los compromisos al final de la reunión pues, esto permitirá a los participantes conocer cuáles son las acciones o medidas a las que ha prestado su conformidad y cumplirlas de forma impecable, lo que genera, como explica Fredy Kofman en La empresa consciente, la creación de relaciones coordinadas y basadas en la confianza.

¿Cuándo celebrar una reunión de empresa?

Otro de los factores a tener en cuenta en la organización de encuentros es fijar la fecha y hora de los mismos. No existe una regla universal que estipule que las reuniones semanales o a primera hora del lunes sea más efectiva que el viernes justo antes del cierre de la jornada laboral.

Será cada compañía la que deba estudiar y concretar cuál es el mejor momento para establecer estas reuniones. Quizá para una organización, la mañana del lunes es el peor momento para congregar al equipo, pues es el día de la semana que, por temas de producción, mayor carga de trabajo tienen los empleados.

Si bien los estudios en la materia, como el elaborado por  WhenIsGood, señalan los martes, en torno a la mitad de la jornada, como el mejor momento para celebrar un encuentro, los resultados proceden de una valoración general, así que no tienen por qué funcionar en todas las compañías.

Entonces, ¿cuándo organizar la reunión? Cuando tengamos algo que decir, algo que escuchar y contemos con la disponibilidad de todos los integrantes.

Por qué las reuniones eficaces son tan escasas

¿Has participado alguna vez en reuniones eficaces? ¿Crees que no las hay? Las reuniones eficaces existen, aunque, para ser realistas, tendríamos que decir que no son lo más habitual. Tal y como revelan datos de un reciente estudio llevado a cabo por TED:

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  • 9 de cada 10 personas desconectan durante las reuniones y se dedican a pensar en otros temas.
  • El 25% de las reuniones se centran en temas irrelevantes.
  • La mitad de las personas que participan en una reunión encuentra que ha sido improductiva.
  • El 73% de los empleados suelen dedicarse a completar otras tareas durante el tiempo que dura una reunión.
  • Tres cuartas partes de las personas que trabajan para una empresa nunca han recibido formación acerca de cómo conducir una reunión.

El problema está claro, ahora hay que buscar forma de ponerle solución.

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Ideas para lograr reuniones eficaces en tu negocio

Existen muchas formas diferentes de conseguir que ese encuentro profesional que has planeado organizar dé los resultados esperados. No existe una fórmula secreta para asegurar las reuniones eficaces, en último término, siempre dependerán de la motivación y el compromiso de los participantes, aunque, sí que pueden seguirse algunas pautas que aumentarán las probabilidades de éxito en la próxima que organices. Son las siguientes:

  1. Planificar bien la reunión. Esto significa hacerlo con tiempo, concretando los asuntos a tratar y los objetivos a alcanzar e invitando sólo a las personas que realmente tengan que estar allí.
  2. Preparar la reunión. Concretar la hora de inicio y la de finalización, acordar las herramientas que se utilizarán para facilitar el encuentro (por ejemplo, si alguno de los participantes se encuentra en una ubicación remota), definir una lista de acciones y facilitar a todos los asistentes de forma previa los materiales que pueden necesitar.
  3. Designar roles y responsabilidades. Cada persona que acuda a la reunión debería saber qué es lo que se espera de ella. Además de los asistentes al encuentro, designar a alguien que ocupe las funciones de moderador suele ser garantía de reuniones eficaces. Quien ostente este rol deberá indicar el momento de pasar al siguiente tema y controlar el tiempo, para que todos los asuntos se traten de forma equitativa, el encuentro finalice puntualmente y no se pierda el tiempo tratando temas irrelevantes.

Por último, no hay que olvidarse de la importancia de compartir las minutas de la reunión con todas las personas interesadas, una vez finalizado el encuentro.

Por qué necesitas marcarte el objetivo de lograr reuniones eficaces

Conseguir reuniones eficaces en la empresa es señal de respeto por las personas. Cuando se programa un encuentro al que alguien debe acudir se le está privando de un tiempo valioso que necesita para realizar sus tareas diarias, se le está desconcentrando, puesto que tiene que interrumpir otras actividades para centrarse en los temas a tratar en la reunión y, si no se organiza adecuadamente y termina tarde, la conciliación de la vida personal y laboral se ve afectada.

Si no quieres que todos salgáis perdiendo, en tu negocio: apuesta por reuniones eficaces.

Reuniones efectivas: la visión de Ulises

Una reunión efectiva requiere de una buena conversación y nosotros tenemos la fortuna de poder compartir una extraordinaria con José Luis ‘Ulises’ Escorihuela, matemático, filósofo y CEO de El Camino del Elder. Con él hablamos de encuentros entre personas cara a cara o en el medio online, de diversidad e innovación y de conciencia colectiva.

Para poder lograr reuniones efectivas, donde eficiencia y eficacia se combinen, es preciso anticiparse al momento, definiendo el objetivo de la reunión y, durante el encuentro, preocuparse de cuidar a las personas.

La reunión es una forma de impulsar la creatividad en la organización, pero para conseguir resultados conviene asegurarse de que esa oportunidad de interacción no provoque frustración, desmotivación ni reste productividad. Porque esto puede suceder. Lo hemos vivido todos. Cuando no se consigue lo que estaba previsto y la gente siente que no ha podido participar ni aportar, se frustra. Si no se pone remedio y se llega a encadenar varias reuniones en donde eso ocurre, llega la desmotivación.

José Luis Escorihuela advierte que limitarse a repartir las tareas, como alternativa, tampoco funciona porque no despierta la inteligencia colectiva, ni deja ir más allá de lo inmediato. “Una reunión tiene que ser un espacio para buenas conversaciones, para extraer la sabiduría que tiene el colectivo”.

Aprender a conducir reuniones

Para poder obtener los frutos de una reunión efectiva, antes hay que aprender cómo mantenerla. Pero no todos conocen cuál es la manera de lograrlo. Un encuentro de este tipo en el que todo el mundo participa sin saber cómo, se va a regir por unas reglas heredadas de la cultura en la que estamos. A todos nos resulta familiar el que todo el mundo hable a la vez, que, aunque hay alguien que preside la reunión, esa persona no es consciente de la influencia de la parte emocional o del sesgo cognitivo en los participantes.

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Aquí el problema no se limita a no conseguir resultados, José Luis Escorihuela nos dice que las personas se frustran mucho si no pueden decir lo que quieren o si dicen lo que desean, pero no tiene un gran impacto. Faltan los ingredientes básicos para una buena conversación. Y no son tantos. “Ulises” asegura que el tiempo no suele ser un factor limitante en este sentido. Lo más necesario es: facilitar para mantener reuniones efectivas

Facilitar implica incluir técnicas para tener buenas conversaciones, proponer métodos muy concretos y estudiados que permitan que el flujo conversacional sea más ágil y rápido.

El facilitador, mediante algunos de estos procedimientos, invitará a que se trabaje en paralelo, con grupos pequeños de dos, tres o cuatro personas. De este modo, se reduce el tiempo necesario para compartir mucha información, descartar lo que no es relevante y crear conocimiento.

Así se logra una conversación efectiva, que es la que hace un buen uso del tiempo y la energía de las personas que participan en ella a través de técnicas que facilitan el flujo de información.

Nuestro experto puntualiza que el rol del facilitador no tiene que ver con los contenidos, eso es cosa del equipo; pero sí que quien lo ostenta tiene el poder de decir a los participantes cómo tienen que hablar.

Gracias a su visión y expertise, con el tiempo disponible, se impulsan creatividad e innovación. “Sin un buen método, el peso recae en las personas individuales y se choca con sus límites, los que dicta su propia creatividad. Pero se puede llegar mucho más lejos con la creatividad colectiva”.

¿Cómo detectar que las reuniones no son eficaces en la empresa?

Existen algunos signos que pueden dar la pista acerca de la necesidad de un cambio en la forma de enfocar o conducir las reuniones en la organización. José Luis Escorihuela identifica dos aspectos:

  • Los resultados. Si no se logran buenos resultados o se constata que siempre son los mismos individuos quienes hacen aportaciones hay algo que falla. Se están dejando de lado las propuestas de otras personas, por considerarse que no sirven. La organización está en peligro porque si esas personas se van, entonces se quedan sin la fuente de inspiración. “Lo más recomendable es no poner el peso en las mentes individuales sino en el colectivo”, aconseja “Ulises”.
  • Las personas. Un indicador claro de que las reuniones no van bien es la frustración. Si vemos que después de muchas reuniones las personas no se sienten satisfechas, no se pueden expresar como les gustaría o no traen ideas relevantes, eso indica que algo va mal en las reuniones. También es clave determinar quién participa y quién decide sobre qué aspectos. Se trata de cuestiones de gobernanza. “Aquí veo un fallo grave en las organizaciones, que suelen atribuir el gobierno a quien tiene un rol de poder, olvidando que todos los aportes son imprescindibles”.

“La participación es un factor muy importante, es lo que opinamos los que creemos en las organizaciones como sistemas vivos. Cuando todos participan hay menos resistencia y eso hace que se pierda mucha menos energía.

¿Hasta qué punto la cultura de la empresa impacta en la reunión?

Venimos de un modelo jerárquico vertical, donde se cree que la gente que sabe y dirige está un lugar, arriba, y los que simplemente operan, en otro, abajo. En el polo opuesto, desde el modelo de organización como sistema vivo se ve que hay que cambiar muchas cosas, porque todos somos importantes y necesarios. “No hay piezas, sino personas, y todos podemos aportar algo”.

En un paradigma de organización vertical se podrían mantener reuniones efectivas, pero les faltaría siempre ese ingrediente de la participación. Está claro que, para conseguir que la participación sea un valor antes es preciso aprender a manejarla, y eso no es fácil.

“Es complicado incluir a personas en una reunión porque ello supone un aumento de la diversidad y su gestión es compleja. Por eso hace falta una figura que es la del facilitador, que es quien sabe manejarla y convertir ideas e intereses muy diferentes en algo que se puede integrar y proporciona un resultado valioso para todo el mundo”.

En toda organización coexisten visiones muy distintas, intereses muy diferentes y gestionar esa diversidad no es tan fácil. Y ese es el reto que hay que superar al hablar de reuniones efectivas: “hay que ver cómo poder incluir a más personas, de perfiles variados, para generar más sabiduría colectiva. De esta forma los resultados son más creativos e innovadores, aunque hay que aceptar que en este tipo de grupos también puede generarse más conflicto”.

Desde un enfoque de organización ágil, un modelo cada vez más extendido en nuestro tiempo, vemos la efectividad de los “stand up meetings”. Una reunión operativa, por ejemplo, para el reparto de tareas, se puede resolver con la mentalidad ágil y eso hace que resulte más productiva, todos participan, se asignan tareas, se reparte el trabajo y, en quince minutos todos los participantes están listos para ponerse a trabajar.

Pero cada reunión tiene unos objetivos diferentes. Si es para organizar el trabajo, quince minutos de pie es más que suficiente. No sucede lo mismo en el caso de otro tipo de reuniones, orientadas a pensar, a generar nuevos productos o nuevas formas de relacionarse con los clientes.

Se trata de encuentros orientados a alcanzar objetivos más estratégicos, donde se busca potenciar la innovación. En ese caso se necesita más tiempo y tener en cuesta otros aspectos del ser humano, como las emociones, el estilo de comunicación y el manejo del poder.

La importancia del entorno de la reunión

Para conseguir que ciertos cambios se lleven adelante, hay que acoger las emociones de la gente y eso requiere de reuniones un poco más largas. Hay que enfocar el encuentro de otra manera, con más tiempo, disponer de un entorno adecuado: el ambiente, el confort, la decoración, la presencia de plantas, la luz natural, etc.

Tiene que ser un espacio cómodo, pero suficientemente amplio para permitir distintos tipos de dinámicas, como distribuirse en grupos, ponerse de pie o sentarse, etc. Todo el conjunto tiene que estar bien pensado, bien diseñado.

El reto se plantea con las reuniones virtuales, un sistema al que nos hemos acostumbrado en los últimos meses. Sí, es cierto que se consigue ahorrar costes y ganar en inmediatez. A cambio perdemos información no verbal y eso también plantea otro inconveniente, que nos tenemos que esforzar más y, ello, sumado a estar todo el día frente al ordenador genera agotamiento. Además, a través del medio digital es más difícil lograr la conexión que se logra en persona.

Las reuniones son necesarias, igual que lo es la parte social y humana de la organización. José Luis Escorihuela asegura que las personas se abren cuando sienten que hay un espacio de confianza, y se cierra cuando se percibe que hay cosas en juego que, de no tenerse en cuenta, pueden resultar perjudiciales.

Querer saber más de los conflictos le llevó a investigar en temas como el manejo emocional, la gestión del poder, la comunicación… Nos dice que un grupo genera una identidad colectiva y que “no hay mucha diferencia entre cómo funciona una persona y cómo funciona un equipo. La clave está en la relación entre las partes y no en las partes en sí mismas. Las conexiones entre los distintos lugares del cerebro determinan cómo pensamos y cómo decidimos. En grupos pasa lo mismo, la clave no está en las personas que lo forman (y por eso poner el peso en el individuo es arriesgado) pero si ponemos el peso en las relaciones que mantenemos entre las distintas personas se puede hacer que el conocimiento y la sabiduría surjan por sí mismos, como consecuencia de buenas conversaciones, y no tanto por lo que puedan aportar algunas personas. Tiene más valor la relación entre las partes y cómo se organizan entre ellas que lo que cada una de las partes puede dar por sí misma”.

¿Sabes crear espacios de reunión en tu empresa? ¿Podéis reunir los ingredientes necesarios para mantener una buena conversación? ¿Habéis probado a recurrir a la figura del facilitador para asegurar que lográis reuniones efectivas?

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