Dirección de proyectos: 3 formas de gestionar imprevistos

Capitalismo Consciente
Tiempo de lectura: 3 minutos

La dirección de proyectos es una tarea compleja, casi vocacional, que, en algunas circunstancias puede volverse estresante y abrumadora, especialmente cuando las cosas no salen según lo planeado.

Cuando ocurren eventos imprevistos que requieren reparación o control de daños, se pueden producir grandes daños en el presupuesto y cronograma. Sin embargo, existen distintas formas de mitigar y gestionar esta clase de acontecimientos y sus consecuencias de manera efectiva.

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La creación de un plan de contingencia es una de ellas, aunque no la única. ¿Te interesa saber cómo prepararte para uno de los mayores retos a los que se enfrenta la dirección de proyectos?

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Cómo puede la Dirección de proyectos elaborar las mejores respuestas ante eventos imprevistos

Un virus informático o convertirse en víctimas de hackers, una partida de productos defectuosa, la finalización de la actividad comercial de un proveedor o la publicación de una nueva normativa que afecta a los procesos internos de la empresa pueden ser algunas de las sorpresas que cambien los planes de la Dirección de proyectos.

El Project Manager debe mantener la calma y buscar soluciones. Es probable que ya cuente con un plan de contingencia.

Un plan de contingencia es como un plan B para todas las cosas que podrían salir mal en un proyecto y debe crearse después de evaluar todos los riesgos para la iniciativa, así como los posibles eventos imprevistos. Después de la evaluación inicial, los ejecutivos y los gerentes de proyecto buscarían la manera de crear formas efectivas de gestionar o resolver los problemas que causan esos posibles riesgos, brindando a la organización una guía para superarlos, en caso de que sucedan.

Pero no es el único modo de tomar las riendas de la situación. Además del plan B, la Dirección de proyectos puede recurrir a:

  • Designar con antelación un responsable de gestionar la respuesta al imprevisto. Antes de que comience el proyecto, conviene identificar a la persona que se ocupará de gestionar las respuestas a acontecimientos inesperados. Esta persona necesita reunir las habilidades sociales y comunicacionales adecuadas y, estar capacitada para actuar en las todas las fases que siguen a un evento de este tipo. Su cometido será el de tomar acción inmediata para detener las pérdidas o los excesos. A continuación, necesitará recopilar información sobre lo que sucedió exactamente y tener una reunión de partes interesadas para decidir cómo proceder a la hora de dar una primera respuesta. El siguiente paso es la implementación de las salvaguardas necesaria para evitar más daños y elaborar un plan para volver a encarrilar el proyecto. Por último, se ocupará de analizar el evento y la respuesta para averiguar qué es lo que funcionó, cómo se produjo el imprevisto y cómo se pueden mejorar las operaciones de cara al futuro.
  • Designar roles y responsabilidades. En cualquier iniciativa, la Dirección de proyectos debe ocuparse de determinar quién se ocupa de qué tarea. En lo que respecta a los imprevistos sucede lo mismo y, por eso, se necesitará designar un equipo que gestione la primera etapa de respuesta, un equipo de comunicaciones que convoque una reunión de partes interesadas para que los clientes y empleados conozcan el estado del proyecto. Y, finalmente, un equipo de especialistas deberá poner soluciones. Por ejemplo, podría tratarse de un equipo de TI que se encargue de hacer copias de seguridad de datos y otras operaciones vitales para mantener en funcionamiento la red.
  • Actuar con premura. Si bien es bueno tomar decisiones inteligentes si algo sale mal en un proyecto, el factor tiempo suele ser clave en estas situaciones. Eso nos confirma que es más importante ejecutar un buen plan que funcione, que tomarse demasiado tiempo tratando de ejecutar uno que sea perfecto. La Dirección de proyectos ha de ser consciente de que invertir un tiempo excesivo en crear un plan y responder a lo imprevisto puede provocar grandes pérdidas, la desconfianza de los grupos de interés y una situación de caos difícil de controlar.

No cabe duda de que la dirección de proyectos puede ser gratificante, aunque no está exenta de desafíos, especialmente cuando surgen eventos inesperados. Al planificar adecuadamente, designar roles, gastar sabiamente y actuar rápidamente, es posible garantizar que los equipos estarán listos para gestionar cualquier circunstancia adversa y lograr que el proyecto tenga éxito.

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