Gestión del tiempo. Ejercicios para aumentar la productividad

Capitalismo Consciente
Tiempo de lectura: 3 minutos

Muchas empresas se dan cuenta de que la bajada de productividad de algunos de sus empleados es, simplemente, un problema de gestión el tiempo. Ejercicios como los que plantearemos a continuación pueden ayudar a encontrar soluciones.

Estas actividades enseñan la importancia de planificar, tener una buena estrategia y delegar bien las tareas.

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Gestión del tiempo: ejercicios prácticos

A partir de hoy en tu empresa será posible mejorar la gestión del tiempo con ejercicios como estos cinco:

  1. El bote de cristal. Se trata de una de las actividades más conocidas para la gestión del tiempo. Ejercicios como el del bote de cristal sirven para recordar la importancia de hacer primero las tareas más importantes.
    1. Cómo se lleva a la práctica: se entrega un bote de cristal vacío a cada participante, y, a continuación, se ponen a su disposición algunas piedras grandes, pequeñas, grava, arena y agua.
    2. Cómo se evalúa el ejercicio: dependiendo de qué objetos se ponen primero quedará determinada la cantidad de los otros elementos que se pueden añadir después. Si se elige poner arena primero, no habrá espacio para nada más encajará, excepto un poco de agua. Por el contrario, si se comienza con las rocas grandes, que representan las tareas más importantes; después las pequeñas y, por orden de tamaño, el resto de elementos sucesivamente, habrá espacio (tiempo) para todo.
  2. Saber delegar. En esta actividad de gestión del tiempo, se plantea un juego de roles a través del que se ayuda a los candidatos a saber delegar.
    1. Cómo se lleva a la práctica: se informa a los candidatos de las tareas por hacer y de que contarán son la ayuda de un asistente para sacarlas adelante.
    2. Cómo se evalúa el ejercicio: el grupo se divide en grupos de tres personas formados por un jugador, un asistente y un observador. El jugador practica la delegación, y el observador tiene una hoja que ayuda a hacer comentarios sobre su desempeño. Se pueden hacer indicaciones que ayuden a reflexionar para mejorar la capacidad de delegación.
  3. Ladrones de tiempo. A diario la productividad de muchos trabajadores se ve minada por distracciones e interrupciones que les alejan de su concentración. Para mejorar la gestión del tiempo, ejercicios como éste son muy necesarios, puesto que se logra identificar estos ladrones de tiempo y poner soluciones para evitar sus efectos.
    1. Cómo se lleva a la práctica: cada participante identifica sus distracciones y luego encuentra soluciones para resolverlas. Una forma es rastrear el tiempo en un periodo de unos días.
    2. Cómo se evalúa el ejercicio: se terminan de identificar los ladrones de tiempo que hubieran quedado sin descubrir y se ponen los medios para que las soluciones encontradas por el participante puedan aplicarse efectivamente a su día a día. Este proceso también puede llevarse a cabo en grupos.
  4. Tiempo al cuadrado. En el campo de la gestión del tiempo, ejercicios de este tipo son básicos para ilustrar gráficamente el uso que se hace de la jornada laboral.
    1. Cómo se lleva a la práctica: cada persona obtiene tres páginas con veinticuatro cuadrados que representan las horas del día. En la primera página, los participantes lo completan con las actividades rutinarias de su día. La segunda página se dedica a recoger todo lo que se hace durante el tiempo no productivo en el trabajo. En la tercera, tras agregar la información de las dos páginas anteriores, puede verse aún bastante espacio vacío. Ése es el tiempo productivo.
    2. Cómo se evalúa: una vez se ha completado la tercera página, puede volverse atrás para ver lo que se puede reducir o eliminar para aumentar el tiempo productivo.
  5. Ritmos circadianos. En esta actividad de gestión del tiempo, cada persona aprende a conocerse un poco mejor.
    1. Cómo se lleva a la práctica: cada persona tiene un papel con bloques por hora. Luego deben anotar en qué estado de energía se encuentran durante ese tiempo. Esta información puede recogerse en forma de porcentajes o de números del 1 al 10.
    2. Cómo se evalúa: el objetivo es ayudar a las personas a ver cuándo están sus máximos y mínimos para que puedan aprovechar mejor su tiempo.

La clave de la productividad es llevar una adecuada gestión del tiempo. Ejercicios como estos cinco pueden mejorar resultados y ayudar a los empleados a ser más conscientes del aprovechamiento que hacen de un recurso tan valioso.

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