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Las reuniones eficaces existen: te lo demostramos

Capitalismo Consciente
Tiempo de lectura: 3 minutos

¿Son las reuniones eficaces posibles? ¿Es preferible realizar estos encuentros cara a cara o puede usarse algún soporte tecnológico? ¿Hacemos demasiadas reuniones? Las reuniones no sólo ocupan gran parte de nuestra jornada laboral, sino que terminan también robándonos un tiempo que dedicamos a pensar la forma de optimizarlas, reducirlas o mejorarlas.

¿Quieres conocer la fórmula de las reuniones eficaces?

jacoblund

 

Por qué las reuniones eficaces son tan escasas

¿Has participado alguna vez en reuniones eficaces? ¿Crees que no las hay? Las reuniones eficaces existen, aunque, para ser realistas, tendríamos que decir que no son lo más habitual. Tal y como revelan datos de un reciente estudio llevado a cabo por TED:

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  • 9 de cada 10 personas desconectan durante las reuniones y se dedican a pensar en otros temas.
  • El 25% de las reuniones se centran en temas irrelevantes.
  • La mitad de las personas que participan en una reunión encuentra que ha sido improductiva.
  • El 73% de los empleados suelen dedicarse a completar otras tareas durante el tiempo que dura una reunión.
  • Tres cuartas partes de las personas que trabajan para una empresa nunca han recibido formación acerca de cómo conducir una reunión.

El problema está claro, ahora hay que buscar forma de ponerle solución.

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Ideas para lograr reuniones eficaces en tu negocio

Existen muchas formas diferentes de conseguir que ese encuentro profesional que has planeado organizar dé los resultados esperados. No existe una fórmula secreta para asegurar las reuniones eficaces, en último término, siempre dependerán de la motivación y el compromiso de los participantes, aunque, sí que pueden seguirse algunas pautas que aumentarán las probabilidades de éxito en la próxima que organices. Son las siguientes:

  1. Planificar bien la reunión. Esto significa hacerlo con tiempo, concretando los asuntos a tratar y los objetivos a alcanzar e invitando sólo a las personas que realmente tengan que estar allí.
  2. Preparar la reunión. Concretar la hora de inicio y la de finalización, acordar las herramientas que se utilizarán para facilitar el encuentro (por ejemplo, si alguno de los participantes se encuentra en una ubicación remota), definir una lista de acciones y facilitar a todos los asistentes de forma previa los materiales que pueden necesitar.
  3. Designar roles y responsabilidades. Cada persona que acuda a la reunión debería saber qué es lo que se espera de ella. Además de los asistentes al encuentro, designar a alguien que ocupe las funciones de moderador suele ser garantía de reuniones eficaces. Quien ostente este rol deberá indicar el momento de pasar al siguiente tema y controlar el tiempo, para que todos los asuntos se traten de forma equitativa, el encuentro finalice puntualmente y no se pierda el tiempo tratando temas irrelevantes.

Por último, no hay que olvidarse de la importancia de compartir las minutas de la reunión con todas las personas interesadas, una vez finalizado el encuentro.

Por qué necesitas marcarte el objetivo de lograr reuniones eficaces

Conseguir reuniones eficaces en la empresa es señal de respeto por las personas. Cuando se programa un encuentro al que alguien debe acudir se le está privando de un tiempo valioso que necesita para realizar sus tareas diarias, se le está desconcentrando, puesto que tiene que interrumpir otras actividades para centrarse en los temas a tratar en la reunión y, si no se organiza adecuadamente y termina tarde, la conciliación de la vida personal y laboral se ve afectada.

Si no quieres que todos salgáis perdiendo, en tu negocio: apuesta por reuniones eficaces.

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