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Lean Office: cómo hacer el cambio cultural

Redacción
Tiempo de lectura: 3 minutos

La cultura es el elemento más importante de una Lean Office. Fomentar una «cultura ajustada» garantiza que los procesos ajustados se perpetúen y mejoren con el tiempo. También es una señal de la profundidad y sofisticación de los procesos de la empresa y la comprensión de sus empleados.

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Pero establecer una cultura Lean es difícil y lleva tiempo. Una buena cultura Lean se implementa lentamente, priorizando las relaciones y una comprensión general de los valores de la empresa. Lo que diferencia a una Lean Office exitosa del resto es la profundidad de su cultura ajustada.

lean office

¿Cuál es el propósito de la cultura?

La cultura nos ayuda a sobrevivir en el entorno en el que vivimos y trabajamos. Sin cultura, todos en una organización actuarían o se comportarían de manera diferente. Nadie podría anticipar el comportamiento de otra persona, y nadie entendería por qué las personas se comportan de la manera en que lo hacen. El desempeño de la organización sería muy caótico y eso llevaría al negocio al fracaso.

¿Por qué es necesario cambiar la cultura para avanzar hacia un modelo de Lean Office?

La cultura es un proceso aprendido que nos ayuda a sobrevivir en el entorno que nos rodea. Si este cambia, entonces la cultura tendría que cambiar también para aumentar las posibilidades de supervivencia de la organización.

Aunque no existen garantías, cuanto más flexible y adaptable es una cultura a un entorno en constante cambio, más posibilidades tiene de responder a las presiones que le afectan.

Lean es un sistema total y representa un cambio cultural completo e integral en su organización. Representa una forma completamente nueva de administrar la organización.

Pero, para fomentar una buena cultura lean, los cambios en el proceso de la empresa deben alinearse con sus objetivos y ser flexibles. La ironía de la implementación ajustada es que en realidad puede ser un proceso derrochador, o peor aún, puede crear un proceso que fomente el despilfarro aún más que antes de plantear como objetivo avanzar hacia un modelo de Lean Office.

El motivo es que es fácil hablar sobre la necesidad de un cambio cultural, pero no lo es tanto lograrlo. La capacitación y la educación ayudan, por supuesto, pero no son suficientes. La primera regla del cambio cultural es que no comienza hasta que alguien hace algo diferente. Mientras todos estén haciendo exactamente lo que venían haciendo hasta ahora, ninguna de las herramientas Lean será efectiva con el tiempo.

El cambio cultural puede tener lugar cuando las personas dentro de la organización conocen algo nuevo y diferente, cuando tienen la intención de hacer o lograr algo distinto, piensan de manera alternativa o se sienten motivadas por una filosofía de gestión novedosa.

Solo comienza cuando las personas dentro de la organización hacen algo diferente, y se mantiene cuando continúan haciéndolo con el tiempo.

¿Cómo se establece la cultura que dará soporte a la Lean Office?

Una cultura Lean se establece desarrollando un marco o estructura, para lo que es preciso:

  • Definir «principios rectores» o «expectativas de comportamiento» para toda la organización.
  • Vincular políticas y procedimientos de recursos humanos con expectativas de comportamiento y visión e implementación Lean.
  • Establecer liderazgo organizacional y principios de gestión.

El equipo de liderazgo puede impulsar el proceso de cambio cultural al transmitir expectativas de comportamiento organizacional. Estas solo producirán cambios culturales si los líderes, están comprometido con las pautas, aceptándolas como una nueva forma de hacer negocios.

En la práctica, conviene asegurar la alineación con la nueva cultura de la Lean Office en:

  • Descripciones de trabajo
  • Evaluaciones de desempeño
  • promociones
  • Sistemas de recompensa
  • Sistemas de bonificación
  • Reclutamiento

Por último, para reforzar el cambio cultural que sustente la Lean Office, puede ser interesante establecer un entorno basado en personas y equipos donde el liderazgo de la organización esté dispuesto a modelar y ser ejemplos de los nuevos comportamientos.

Créditos fotográficos: monkeybusinessimages

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