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Matriz de Covey: mejora tu gestión del tiempo

Redacción
Tiempo de lectura: 4 minutos

¿Tienes la sensación de que al día le faltan horas? ¿No consigues terminar a tiempo todas las tareas que tenías previstas? ¿Te cuesta conciliar tu vida laboral y familiar? Quizás es porque aún no conoces la matriz de Covey.  Una incorrecta gestión del tiempo puede tener consecuencias negativas serias para cualquier profesional, desde irritabilidad, desmotivación y mayor propensión a los errores hasta cuadros de estrés y ansiedad que desemboquen en baja laboral. Pero eso es cosa del pasado, porque en este post descubrirás la herramienta que te enseñará a sacar el mayor provecho de tu jornada laboral.

Gestion del tiempo

La gestión del tiempo en datos

A pesar del impacto que puede provocar en las organizaciones, los niveles de gestión del tiempo no son del todo halagüeños. Así, según el II Estudio de Comportamiento Laboral de los Trabajadores Españoles, elaborado por WorkMeter, los trabajadores españoles solo son productivos 6 horas y 34 minutos de las 9 horas y 19 minutos de media que pasan en sus puestos de trabajo.

Otro estudio, desarrollado en este caso por Salary.com en colaboración con Microsoft y América Online, señala que 16 de las 45 horas semanales que supone una jornada laboral promedio son improductivas.

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¿A qué se dedican todas estas horas desperdiciadas? Aunque una parte se destinan a actividades totalmente ajenas a la empresa, como mirar las redes sociales, llamar a familiares y amigos o navegar por internet, también ‘perdemos el tiempo’ en otros malos hábitos relacionados con el trabajo, como mantener reuniones demasiado extensas e inconcretas, consultar constantemente el correo electrónico o no disponer de una estructura organizacional ágil.

Conviene, por tanto, seguir el consejo de Lord Chesterfield, quien dijo: “Cuida los minutos y las horas se cuidarán de sí mismas”.  Solo así podremos hacer frente a nuestros compromisos impecables.

 

¿Qué es la matriz de Covey?

La Matriz de Covey es un cuadro dividido en cuatro áreas, o «cuadrantes», cada una de las cuales representa cómo se divide el tiempo de trabajo según la importancia y la urgencia. La matriz en su conjunto representa el tiempo que tiene, por lo que el tamaño de este no se puede cambiar, pero cada cuadrante se puede cambiar, dependiendo de cuánto tiempo se pase en él.

 

¿Qué son los cuadrantes del tiempo?

Los cuadrantes del tiempo son las secciones en que se dividen las tareas pendientes, en función de su urgencia e importancia. Todos los cuadrantes representan juntos el total de tareas a enfrentar en una jornada de trabajo, por lo que, si se midieran en tiempo, podría decirse que equivalen a 8 horas.

 

¿Qué es la matriz de la administración del tiempo?

El conocido autor Stephen Covey, autor del best-seller Los siete hábitos de la gente altamente efectiva, ha desarrollado la matriz ‘Los cuatro cuadrantes de la gestión del tiempo’, una herramienta para aprovechar al máximo los minutos y las horas en el trabajo.

¿Cómo funciona esta herramienta de gestión del tiempo?

 La base de la matriz es un cuadrante con dos ejes: el importante-no importante y el urgente-no urgente. De este modo, se obtienen cuatro secciones:

  • Importante y urgente. En este apartado se incluyen todas aquellas actividades que tienen alta relevancia para el trabajador y, además, no pueden ser pospuestas por más tiempo, como atender crisis o problemas apremiantes o llevar a cabo tareas cuyo plazo vence. Se trataría, por ejemplo, de solucionar un fallo técnico en la cadena de producción que ha paralizado la actividad de la empresa.
  • Importante, pero no urgente. Abarca aquellas tareas que, aunque son relevantes, no requieren de una atención inmediata. Hablamos por ejemplo de llevar a cabo un programa de capacitación del capital humano, por ejemplo.
  • No importante pero urgente. En este punto de la matriz señalaremos aquellas misiones que tienen que ser ejecutadas con premura pero cuya realización u omisión no va a afectar sensiblemente a la marcha de la compañía. Se trata, en general, de llamadas de última hora, pedidos, correos entrantes, interrupciones o tareas que no nos corresponden, por ejemplo.
  • Ni importante, ni urgente. Aquí se englobarían todas aquellas actividades que realizamos por inercia, pues no son necesarias ni apremiantes. Por ejemplo, una reunión sin objetivo concreto, sino simplemente porque así se fijó.

Con estas divisiones, comenzaremos a distribuir las tareas en cada una de las secciones. Debemos ser honestos pues tendemos a considerar todas las actividades como urgentes, arrastrándonos hacia un estado de estrés constante.

¿Qué significa estar en el cuadrante 1?

En este cuadrante se incluyen las tareas con plazos ajustados y de alta urgencia. Se trata de tareas y responsabilidades que necesitan atención inmediata.

No obstante, esto no es aplicable a todas nuestras obligaciones.

Para evitar caer en una espiral de alimentación del propio estrés, Covey recomienda obviar las misiones del cuadrante 4 y centrar la atención en el cuadrante 2, de modo que podamos planificar con antelación y reducir, así, los trabajos pendientes en los cuadrantes 1 y 3. En consecuencia, mejoraremos notablemente nuestra gestión del tiempo.

La idea general es intentar cambiar la mayor parte de su tiempo al cuadrante dos, mientras se reduce el que se pasa en los demás. Para Covey, esta es la simple verdad detrás de la administración del tiempo y, como teoría, es muy elegante.

La administración del tiempo puede ser algo muy personal, pero existen principios que se aplican a casi todos los propietarios o gerentes de pequeñas empresas. Son estos principios los que la Matriz Covey describe y categoriza de manera tan brillante.

Cuanto más tiempo se dedica a utilizar la matriz de Covey, más consciente se llega a ser de dónde (en qué cuadrante) se encuentra la carga de trabajo. Lo único que le queda por hacer después de esto es organizarse el tiempo correctamente.

Una buena práctica que sirve como entrenamiento para la matriz de Covey es revisar la agenda de la semana anterior con estas prioridades y ser honesto con uno mismo. ¿Qué proporción de tiempo se asignó a cada cuadrante? Después, conviene comprobar en la agenda lo planificado para la próxima semana y preguntarse qué cambios podrían hacerse para ser más efectivo.

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